Upphandling av byggprojekt – de 10 vanligaste misstagen BRF-styrelser gör

Ett stort byggprojekt (entreprenad) i en bostadsrättsförening kan vara ett nödvändigt ont för att förbättra huset eller ett spännande projekt där tidigare outnyttjade ytor blir nya bostäder. Gemensamt för alla entreprenader är att de ska genomföras på ett bra sätt både till innehåll och till tid. Inte sällan är det styrelsen i bostadsrättsföreningen som verkar som projektledare, vilket kan innebära mycket arbete för ledamöterna. Genom att undvika vissa vanliga misstag kan kostnaderna kontrolleras och arbetsinsatsen i vissa fall reduceras. Här följer de 10 vanligaste misstagen som bostadsrättsföreningars styrelser gör i samband med upphandling och genomförande av byggprojekt.

1. Underskattar projektets omfattning

Ett av de allra största misstagen som görs är att styrelsen underskattar hur mycket tid och energi som behöver läggas ner på ett projekt. Detta leder ofta till att ett, eller flera, av de övriga misstagen görs. Det gäller att börja i god tid för att få bra kontroll över projektet.

2. Fattar inte beslut i rätt ordning

Det första som behöver göras innan ett byggprojekt påbörjas är att beslut fattas i föreningen och att det görs i rätt ordning. Enligt reglerna i bostadsrättslagen måste beslut som gäller väsentliga förändringar av fastigheten fattas på föreningsstämma. Notera att det finns möjlighet att göra undantag från detta i en förenings stadgar, men i de allra flesta fall får styrelsen inte själv bestämma att ett större projekt ska påbörjas. Vad som räknas som väsentlig förändring ställer dock till problem. Vilka projekt måste egentligen tas upp på stämma? Vissa beslut kräver också kvalificerad majoritet på stämman och/eller godkännande från hyresnämnden. Det är alltså inte säkert att det räcker med att mer än hälften röstar för beslutet. Å andra sidan kan vissa beslut vara direkt olämpliga att fatta på föreningsstämma. Detta gäller t.ex. vid rena underhållsåtgärder. Om föreningen behöver lägga om taket för att det läcker, kan det få olyckliga konsekvenser om föreningsstämman skulle rösta nej till underhållsåtgärderna.

Är ni osäkra är det bäst att kontakta en bostadsjurist som kan ge vägledning utifrån gällande lagstiftning, praxis och vad som står i just er förenings stadgar.

3. Har inte koll på myndighetskrav

Ytterligare ett vanligt problem är att styrelsen inte har koll på vilka myndighetskrav som gäller och missar att skaffa rätt lov och tillstånd. Många entreprenörer erbjuder som en extra service att sköta också ansökan om t.ex. bygglov men det är viktigt att komma ihåg att det alltid är fastighetsägaren som har ansvar för att rätt tillstånd finns. Det viktigaste tillståndet i byggsammanhang är förut nämnda bygglov som krävs för ny- och tillbyggnationer. Beroende på vilken detaljplan som gäller där er bostadsrättsförening ligger kan det också finnas krav på bygglov för mindre omfattande åtgärder som att måla om eller byta fasad- eller takmaterial. Det kan också behövas tillstånd enligt andra regelverk rörande t.ex. miljö, brandsäkerhet eller kulturskyddade fastigheter, samt även för enklare åtgärder som att ställa upp byggställning eller containrar på gatan.

Om åtgärder vidtas innan tillstånd är säkrade, kan föreningen tvingas betala höga sanktionsavgifter.

4. Bristfälligt förfrågningsunderlag vid entreprenadupphandling

Många gånger uppstår problem när offerter ska jämföras mot varandra, helt enkelt för att de offerter ni får in visar sig innehålla olika saker. Någon kanske anger pris exklusive resor och sophantering men inkluderar bygglovshantering och projektledning. I en annan offert ingår moms på varje rad och sophantering och resor ingår men inte bygglovshanteringen och inte heller byggnation eller hyra av fasadställning. Projektledning nämns inte alls i den andra offerten. Detta problem löser man genom att inför inhämtning av offerter upprätta ett s.k. ”förfrågningsunderlag”. Med andra ord att föreningen specificerar vad ni vill få pris på och sen får ni in offerter som faktiskt kan jämföras.

Det första steget i själva upphandlingen är alltså att upprätta, dvs. skriva, ett förfrågningsunderlag. Även om styrelsen har en bild av slutresultatet krävs det byggnadsteknisk kunskap för att kunna skriva ett förfrågningsunderlag som är tillräckligt detaljerat.

Det är till stor hjälp att redan i detta skede ta hjälp av en byggsakkunnig för att skriva ett underlag med rätt tekniska specifikationer och rätt byggterminologi. Det finns standardformulär att hitta på nätet som man kan utgå ifrån vid formuleringen om det är ett mindre projekt som föreningen ska genomföra, men även små åtgärder som kostar förhållandevis lite kan ha långtgående konsekvenser. Därför; ett riktigt välskrivet förfrågningsunderlag lägger grunden för ett framgångsrikt projekt oavsett storlek.

5. Låter enskildheter såsom pris avgöra val av offerter

Precis som med allting annat är priset en viktig faktor vid jämförelse av offerter. En av styrelsens arbetsuppgifter är att förvalta bostadsrättföreningens ekonomi och få medlemmar blir glada över höjda avgifter. Det är därför lätt hänt att priset får för stor betydelse vid jämförelsen mellan olika offerter och att det därför får avgöra val av hantverkare/entreprenör. När olika offerter, kanske på grund av ett bristfälligt underlag, också är utformade på olika sätt händer det också att de jämförs på ett felaktigt sätt så att den offert som verkade billigast i slutet faktiskt visar sig kosta mest pga. olika tilläggsarbeten. Det till synes höga fasta priset kanske inte alltid är det som blir dyrast om det innehåller alla moment som behövs utan en mängd friskrivningar och tilläggspriser.

Det är viktigt att ta in tillräckligt många offerter och att ta referenser. Är företaget med i någon branschorganisation? Hur ser ekonomin ut? Kvalitet, tid för projektets utförande, störningsnivå och flexibilitet är andra faktorer som måste övervägas. Vilken entreprenör som passar för en viss förening beror mycket på just den föreningens behov. I vissa fall kanske en mindre, flexiblare firma med projektledaren på plats en stor del av tiden och projekttid på fyra veckor passar bättre än en byggjätte med projektledare som driver flera andra projekt med en utlovad projekttid på två veckor.

6. Missar att teckna bra avtal

Minst lika viktigt som att hitta rätt entreprenör är att det upprättas ett bra avtal (detta är än viktigare om man, trots alla checklistor vid upphandlingen, visar sig ha valt en dålig byggfirma). Tyvärr förekommer det till och med att inget avtal överhuvudtaget sluts, utan styrelsen tror istället att förfrågningsunderlaget och offerten räcker. Det finns flera standardavtal som används av branschen och alla seriösa entreprenörer bör erbjuda något av dessa. Tänk dock på att de är generellt skrivna och kanske inte täcker exakt de önskemål och omständigheter som gäller för er bostadsrättsförening. Det är alltid av värde att låta en bostadsjurist/fastighetsjurist gå igenom avtalet innan det undertecknas. Lika viktigt som vad som ska göras och är frågor som försäkringar, ÄTA-arbeten (ändringar och tillägg), ansvar för fel och skador, besiktning m.m. Då är det bra att ha ett välskrivet, heltäckande avtal att falla tillbaka på. Avtalets syfte är utöver att avtala om själva entreprenaden även att förebygga framtida diskussioner och problem.

7. Glömmer bort att ha en plan för att hantera klagomål

Det är också vanligt att styrelsen glömmer bort det ansvar föreningen har mot grannar, hyresgäster och medlemmar. Mitt i entusiasmen över det den nya hissen som ska byggas, glöms de medlemmar som faktiskt röstade mot beslutet, eller den där andrahandshyresgästen som bor på bottenvåningen, bort. Ibland uppstår också konflikter med boende i grannfastigheter som inte uppskattar att de mycket eftertraktade extra parkeringsplatserna mitt emellan fastigheterna nu ständigt är ockuperade av containrar. Det är bra att redan tidigt upprätta en plan för hur ni ska hantera eventuella klagomål och problem och gärna tidigt i processen informera och upprätta kontakt med alla parter som kan komma att påverkas samt friska upp minnet om vad som egentligen gäller. Vad står i lagstiftning och stadgar om vilka slags störningar som medlemmar och hyresgäster måste tåla. Även till synes små frågor om byggtider, störningar, avstängning av vatten och hämtning av sopsäckar bör regleras i avtalet för att minimera utrymmet för den här typen av ofta tidsödande frågor och minska risken för infekterade situationer.

8. Gör ingen förbesiktning

Som ovan nämnts är det en bra idé att jobba tillsammans med en byggsakkunnig för alla slags större projekt. Bristande kompetens i byggfrågor leder i stort sett alltid till att bostadsrättsföreningen hamnar i en svagare position i förhållande till entreprenören. Många föreningar är t.ex. inte medvetna om möjligheten att göra en förbesiktning. Detta kan göras redan vid starten av entreprenaden om det råder delade meningar om någon aspekt och rätten att begära förbesiktning kvarstår (för båda parter) tills arbetet är avslutat. Om ett problem uppstår har alltså föreningen möjlighet att begära att det görs en förbesiktning. Det är alltid bra att frågor som parterna inte är överens om utreds i ett tidigt skede av en utomstående expert för att förebygga vidare problem. Det ska också nämnas att en förbesiktning också bör utföras för att besiktiga delar av arbetet som inte kan besiktigas vid slutbesiktningen t.ex. för att dessa delar kommer att vara fysiskt oåtkomliga när slutbesiktning sker.

9. Gör ingen slutbesiktning

När ett byggprojekt är färdigt ska det göras en slutbesiktning. Många tror att det är entreprenören som tar hand om frågan eller nöjer sig med en genomgång av entreprenaden tillsammans med byggaren. Det kanske fungerar om man installerat nya lås i fastigheten, men en dyr fönsterentreprenad eller ett vindsbygge ska givetvis besiktigas av en opartisk besiktningsman.

En slutbesiktning bör utföras av en certifierad besiktningsman som har ansvarsförsäkring. Certifieringar utfärdas av Svenska byggingenjörers riksförbund (SBR). Vid besiktningen ska hela arbetet gås igenom med utgångspunkt i vad som beställts enligt avtalet. Besiktningsmannen ska notera alla fel och synpunkter och ska sedan godkänna eller underkänna själva entreprenaden. Ett underkännande innebär att det finns allvarliga fel och brister som absolut måste åtgärdas. Ett godkännande betyder inte att inga fel finns eller att entreprenören slipper avhjälpa dessa. Kom dock ihåg att denna besiktning är byggnadsteknisk och en annan slags kvalitetsbedömning än om det ”ser bra ut”. Att styrelsen helt enkelt inte tycker att det estetiskt ser snyggt ut innebär inte nödvändigtvis att arbetet kommer att underkännas.

10. Betalar innan slutbesiktning

Ytterligare ett allvarligt misstag är när betalning av projektet görs innan slutbesiktning. Innehållen betalning är ett effektivt förhandlingsverktyg och även om bostadsrättsföreningen så småningom skulle få rätt till återbetalning är det olyckligt att under en längre period ligga ute med föreningens medel. Likaså om ni avtalar om delbetalning (s.k. lyftplan), se till att det som skulle göras innan delbetalningen också faktiskt är utfört. Det finns i olika standardavtal regler om vad som kan innehållas till dess att fel är åtgärdade och detta kan en bostadsjurist/fastighetsjurist hjälpa din förening med.